Je důležité mít nějaký systém. Část evidence faktur a celkových všech smluv a nákladů, prostě musím ve firmě udělat já, co by manažer, marketér, obchodník a holka pro všechno, sám. Externí účetní pak zpracovává mnou zaslané doklady („bezdokladové účetnictví“) na podkladě mnou dodaných podkladů.
Je pravda, že nějaké doklady účetní dostane, ale zpravidla to jsou jen papírové účty, 1 x za měsíc. Dříve jsem je pouze fotografoval a nechával si je u sebe a posílal až na konci roku. Toto je ale myslím ne důležitý detail – vždy je to zkráta o dohodě.
CO MUSÍM PRAVIDELNĚ EVIDOVAT
Co naopak má řád, je:
- evidence vydaných faktur – zasílaných zákazníkům v 99,99 % případů jen E-maielm
- evidence přijatých nákladových faktur
To vše, je dle počtu společností 6-8 ze kterých vystavuji faktury, celkově 2 x tolik položek:
- PŘÍJMY
- VÝDAJE
Speciální položkou je pak položka, hned vedle evidence zakázek v chodu, pohledávky. Tam
eviduji faktury nehrazené – nebo ty, které jsou v procesu upomínky. Toto téma ale raději, také, až příště.
CO ÚČETNÍMU POSÍLÁM:
Účetnímu tedy posílám každý měsíc zpravidla:
- faktury vydané
- faktury přijaté
- výpisy z účtu – elektronická banka / PDF
- občas nějakou tu smlouvu / novou dohodu
- nebo doklady za nákup vozu / pojištění vozu, apod.
PAPÍROVĚ PAK:
1 x za měsíc zmíněné účtenky.
